Como um caso nasce

No sistema, ninguém cria um caso à mão. Não existe botão “Novo caso”. O caso nasce sozinho no momento em que a equipe registra a assinatura do contrato de honorários de um lead. É assim de propósito: todo caso começa com um contrato assinado, um cliente cadastrado e um advogado responsável, e nada disso precisa ser digitado duas vezes.

Antes de começar

• Quem faz o caso nascer: quem registra a assinatura do contrato na ficha do lead. Veja Contrato e assinatura.
• O que precisa existir:
  • o lead, com o contrato gerado, enviado e com o PDF assinado em mãos;
  • de preferência, a categoria de visto e o responsável preenchidos no lead: eles viram a categoria e o advogado responsável do caso;
  • o e-mail do cliente no lead, para ele receber as boas-vindas.

Passo a passo

1. Na ficha do lead, abra a aba Contrato e vá ao passo Assinatura.

2. Envie o PDF assinado, informe a data em Assinado em e clique em Registrar assinatura. O passo a passo completo está em Contrato e assinatura.

3. Aguarde alguns segundos. O sistema abre o caso sozinho e a ficha do lead passa a mostrar Caso aberto, com o link para ele.

1 Caso — o selo Caso aberto e o link Abrir o caso com o número dele.

O que o sistema faz sozinho

Assim que a assinatura é registrada, o sistema faz, em segundo plano, tudo o que segue. Leva alguns segundos; se você abrir o caso imediatamente, uma parte (as pastas, o checklist, as tarefas) pode aparecer um instante depois.

O quê	Como fica
Número do caso	No formato ano-sequência, como 2026-0004. A sequência recomeça a cada ano, pelo calendário do escritório.
Fase	O caso começa na primeira fase, Setup (veja Fases do caso).
Peticionário	A pessoa do lead vira o peticionário do caso, com nome, e-mail, telefone e idioma. Se o escritório já tem uma pessoa com o mesmo e-mail (de outro caso, por exemplo), o sistema reaproveita o cadastro dela, sem mudar os dados.
Categoria de visto	A categoria de interesse do lead.
Advogado responsável	O responsável pelo lead.
Data do contrato	A data da assinatura fica registrada no caso.
Plano de pagamento	O plano criado a partir do contrato, com os vencimentos contados da data da assinatura, fica ligado ao caso. Veja Financeiro do caso.
Documentos do lead	Todos os documentos do lead (o contrato gerado, o assinado e os outros, com as versões) passam para o caso, na pasta Contrato. Se o modelo de pastas não tiver essa pasta, ficam em Sem pasta.
Pastas	A árvore de pastas do caso é montada a partir do modelo de pastas da categoria de visto; sem ele, do modelo padrão do escritório.
Checklist	Nasce a proposta de checklist, a partir do modelo de checklist da categoria. Sem modelo, o checklist nasce vazio e o advogado inclui os itens. O cliente só vê o checklist depois que o advogado o aprova. Veja Checklist de documentos.
E-mail de boas-vindas	O cliente recebe o e-mail “Seu caso … foi aberto”, no idioma dele, se tiver e-mail e se a mensagem estiver ligada em Gatilhos e lembretes.
Tarefas	O advogado responsável recebe Revisar caso aberto (prazo de 2 dias) e, quando a proposta de checklist fica pronta, Aprovar checklist (prazo de 2 dias). Ambas aparecem em Precisa de você, no Painel inicial.
Lead	O lead fica marcado como convertido em caso, com o link para ele, e o histórico do lead ganha o registro Caso aberto.
Histórico	O histórico do caso começa com o registro da abertura.

O que conferir depois

A tarefa Revisar caso aberto existe para isso. Abra o caso e confira:

1. O cabeçalho: o nome do peticionário, a categoria e o advogado responsável. Veja A área de trabalho do caso.

2. A equipe: inclua os paralegais que vão trabalhar no caso pelo botão Equipe, na Visão geral. Quem só vê os casos atribuídos não enxerga o caso até entrar na equipe.

3. As pessoas: inclua cônjuge, filhos ou empregador na aba Pessoas. Cada pessoa nova acrescenta os itens dela à proposta de checklist e, se o modelo de pastas prever, as pastas dela.

4. O checklist: revise a proposta e aprove-a. Veja Checklist de documentos.

5. A fase: com tudo certo, avance de Setup para Abertura em Ações de fase. Veja Fases do caso.

6. Conclua a tarefa Revisar caso aberto.

Sem advogado responsável

Se o lead não tinha responsável, o caso nasce sem advogado responsável. O cabeçalho mostra Sem advogado responsável, o painel lateral avisa O caso não tem advogado responsável. e o caso não sai de Setup até alguém definir um. Quem tem a permissão de configurar casos (o Advogado, nos papéis prontos) define o responsável pelo botão Equipe, na Visão geral.

Nota

Sem categoria de visto no lead, o caso nasce sem categoria. As pastas vêm do modelo padrão do escritório (se houver) e o checklist nasce vazio.

Perguntas comuns

Registrei a assinatura e o caso não apareceu. Espere alguns segundos e atualize a página. Se o lead estiver na etapa Perdido, o caso não abre. Se continuar sem caso, peça ajuda ao Administrador do escritório: o sistema guarda o motivo e tenta de novo sozinho em alguns casos (por exemplo, quando falta o papel de participante “peticionário” em Papéis de participante).

Um lead pode abrir dois casos? Não. Cada lead abre no máximo um caso. Para um novo processo do mesmo cliente, cadastre um novo lead.

O cliente já tinha outro caso no escritório. Ele vira duas pessoas? Não. Se o e-mail do lead for o mesmo de uma pessoa já cadastrada, o sistema usa o mesmo cadastro nos dois casos.

Dá para mudar a categoria ou o advogado depois? O advogado responsável, sim, pelo botão Equipe (veja Visão geral do caso). A categoria de visto, não: ela vem do lead e não muda na tela do caso. Por isso vale conferir a categoria no lead antes de registrar a assinatura.