O funil de leads

Um lead é uma pessoa interessada nos serviços do escritório que ainda não é cliente. Pode ser alguém que mandou mensagem pelas redes sociais, preencheu o formulário do site, foi indicado por um cliente ou conversou com a equipe num evento. O lead nasce no primeiro contato e termina de um de dois jeitos: com o contrato assinado, quando vira cliente e ganha um caso, ou como perdido, quando não segue com o escritório.

O caminho entre esses dois pontos é o funil: uma sequência de etapas que mostra em que pé está a conversa com cada pessoa. Manter o funil em dia ajuda o escritório a não esquecer ninguém, a saber quem precisa de retorno e a medir quantos interessados viram clientes.

Antes de começar

• Quem pode ver os leads: todos os papéis padrão (Administrador, Advogado, Paralegal, Financeiro e Somente leitura).
• Quem pode cadastrar, editar e mudar a etapa: Administrador, Advogado e Paralegal.
• O item Leads do menu lateral abre a tela do funil.

A tela Leads

1 Indicadores do funil — três números que resumem o funil (explicados abaixo).
2 Tabela e Quadro — as duas formas de ver os leads.
3 Buscar por nome, e-mail ou telefone — encontra um lead pelo que você lembrar dele.
4 Filtros — etapa, responsável, origem e período de cadastro.
5 Novo lead — cadastra uma pessoa interessada. Veja Cadastrar um lead.

Na tabela, cada linha é um lead, com o nome e o contato, a Etapa, a Categoria de interesse (o visto que a pessoa procura), o Responsável, a Próxima ação combinada e a data de Cadastro. Os leads mais novos aparecem primeiro. Clique no nome para abrir a ficha do lead (veja A ficha do lead).

Para trabalhar com as etapas, filtrar e mudar leads de lugar, veja Acompanhar os leads.

As etapas padrão

Todo escritório começa com as sete etapas abaixo. Cada lead está sempre em uma, e só uma, delas.

Etapa	O que quer dizer	Como o lead chega aqui
Novo	Primeiro contato registrado.	Sozinho: todo lead cadastrado começa aqui.
Em contato	A equipe já falou com a pessoa.	Você muda a etapa.
Consulta agendada	Há uma consulta marcada.	Você muda a etapa.
Proposta enviada	A proposta de honorários foi enviada.	Você muda a etapa.
Contrato enviado	O contrato aguarda a assinatura.	Sozinho, quando alguém clica em Registrar envio na aba Contrato do lead.
Contrato assinado	Lead ganho: o contrato foi assinado.	Sozinho, alguns segundos depois de alguém clicar em Registrar assinatura na aba Contrato.
Perdido	O lead não seguiu com o escritório.	Você muda a etapa e informa o motivo da perda.

As duas etapas do contrato andam sozinhas porque dependem de um registro feito no próprio contrato: o envio e a assinatura. É esse registro que cria o plano de pagamento e abre o caso do cliente. Veja Contrato e assinatura.

Use a aba Contrato para as etapas do contrato

O sistema deixa escolher Contrato enviado e Contrato assinado à mão, como qualquer outra etapa. Mas mudar a etapa à mão não registra o envio nem a assinatura: o plano de pagamento não é criado e o caso não é aberto. Para levar um lead até essas etapas, use sempre a aba Contrato da ficha do lead.

As cores das etapas ajudam a ler a tela de relance: a etapa inicial (Novo) aparece em azul, a etapa de ganho (Contrato assinado) em verde, a de perda (Perdido) em vermelho e as do meio em cinza.

As etapas são do escritório

Os nomes, a ordem e as descrições das etapas são um cadastro do escritório, não uma regra fixa do sistema. Quem tem a permissão de configurar o funil pode criar etapas novas, renomear as existentes ou desativar as que não usa. Veja Etapas do funil. Neste manual usamos os nomes padrão.

Os indicadores do topo

Os três quadros do alto da tela resumem o funil do escritório inteiro.

• Novos na semana — quantos leads foram cadastrados nos últimos 7 dias, contando de agora para trás. Mostra se o escritório está recebendo interessados.
• Taxa de conversão — dos leads cadastrados no período indicado embaixo do número, a parte que hoje está em Contrato assinado. Sem filtro de período, o período são os últimos 30 dias. Exemplo: se 25 pessoas foram cadastradas no período e 9 delas já assinaram, a taxa é de 36%. Se ninguém foi cadastrado no período, aparece um traço (—).
• Aguardando contrato — quantos leads estão agora na etapa Contrato enviado, ou seja, receberam o contrato e ainda não devolveram assinado. É a lista de quem vale a pena lembrar.

O filtro Período de cadastro muda o período da Taxa de conversão. Os outros filtros (busca, etapa, responsável e origem) mudam só a lista de leads; os indicadores continuam mostrando o escritório inteiro.

Nota

A taxa de conversão olha a etapa de hoje dos leads cadastrados no período. Um lead cadastrado há 20 dias que assinou ontem conta como convertido; um que ainda está em negociação conta como não convertido, mesmo que venha a assinar na semana que vem. Por isso a taxa de um período recente tende a subir com o tempo.

Perguntas comuns

Quando um lead vira cliente? Quando a assinatura do contrato é registrada na aba Contrato. O lead passa para Contrato assinado e, em alguns segundos, o sistema abre o caso do cliente sozinho. Veja Como um caso nasce.

Um lead perdido pode voltar? Pode. Se a pessoa voltar a conversar com o escritório, mude a etapa dele para a etapa em que a conversa está. O histórico guarda a perda e a volta.

Por que o número de Novos na semana não bate com a tabela? A tabela mostra os leads que passam pelos filtros escolhidos. O indicador conta todos os leads do escritório cadastrados nos últimos 7 dias, sem filtro.