Usuários

Cada pessoa da equipe tem a sua própria conta no sistema. Ninguém se cadastra sozinho: o Administrador convida a pessoa, escolhe os papéis dela e o sistema manda um e-mail com o link para ela criar a senha. É também aqui que você tira o acesso de quem saiu do escritório.

Esta página trata da equipe do escritório. Os clientes entram no portal por outro caminho: o convite ao portal sai da ficha de cada pessoa do caso (veja Pessoas e acesso ao portal).

Antes de começar

• Quem pode: quem tem a permissão Gerenciar usuários. Para convidar pessoas ou alterar papéis, é preciso também a permissão Gerenciar papéis. No padrão, só o Administrador tem as duas.
• O que precisa existir: os papéis que você vai atribuir. Os cinco papéis padrão já vêm prontos (veja Papéis e permissões).

A lista de usuários

Clique em Configurações e depois em Usuários e papéis. A aba Usuários abre primeiro.

1 Usuários e Papéis — as duas abas da seção.
2 Convidar usuário — abre a gaveta do convite.
3 Situação — filtra por Todos, Ativo, Convidado ou Desativado.
4 Todos os papéis — mostra só quem tem um papel escolhido.
5 Situação de cada pessoa.
6 Alterar papéis (o lápis).
7 Mais ações — reenviar convite, reiniciar a verificação, desativar ou reativar.

As colunas mostram:

• Nome e e-mail. A sua própria linha tem o selo Você e não tem ações: ninguém altera os próprios papéis nem se desativa.

• Papéis da pessoa.

• Situação:

  Situação	O que significa
  Convidado	O convite foi enviado e a pessoa ainda não criou a senha.
  Ativo	A pessoa aceitou o convite e pode entrar.
  Desativado	O acesso foi cortado. A pessoa não entra até ser reativada.

• MFA: Ativo quando a pessoa já cadastrou o aplicativo autenticador (a verificação em duas etapas); Pendente quando ainda não.

• Acesso: a data da última entrada, ou Nunca entrou.

Convidar uma pessoa

1. Clique em Convidar usuário.

2. Preencha Nome completo e E-mail.

3. Em Idioma, escolha o idioma das telas e dos e-mails dessa pessoa. Ela pode mudar depois.

4. Em Papéis, marque pelo menos um papel.

5. Clique em Enviar convite.

1 Nome completo e E-mail de quem vai entrar.
2 Idioma das telas e dos e-mails da pessoa.
3 Papéis — marque um ou mais.
4 Enviar convite — manda o e-mail.

Você só pode atribuir papéis cujas permissões você mesmo tem. Um papel com permissões que você não tem aparece apagado, com a nota Tem permissões que você não tem.

O que acontece depois

• A pessoa entra na lista como Convidado e recebe um e-mail com o botão para definir a senha. O texto desse e-mail é o modelo do gatilho Convite para a equipe (veja Modelos de mensagem).
• Ao abrir o link, ela cria a senha e cadastra o aplicativo autenticador no celular. Os passos estão em Primeiro acesso.
• Quando termina, a situação dela passa a Ativo.

Alterar os papéis de alguém

1. Na linha da pessoa, clique no lápis (Alterar papéis).

2. Marque ou desmarque os papéis.

3. Clique em Salvar papéis.

Você não pode alterar os próprios papéis nem os de quem tem permissões que você não tem. A mudança vale a partir das próximas ações da pessoa. Se um item do menu sumir ou aparecer para ela, peça que recarregue a página.

Mais ações

O botão Mais ações (os três pontinhos) mostra só o que faz sentido para a situação da pessoa:

Ação	Para quem	O que faz
Reenviar convite	Convidado	Manda um convite novo. O link anterior deixa de valer. Use quando a pessoa perdeu o e-mail ou o link venceu.
Reiniciar verificação em duas etapas	Ativo	Tira a pessoa de todos os aparelhos. No próximo acesso, ela cadastra o autenticador de novo. Use quando a pessoa perdeu ou trocou o celular.
Desativar	Ativo ou Convidado	Corta o acesso: a pessoa não entra mais e as sessões abertas caem na hora.
Reativar	Desativado	Devolve o acesso, com os mesmos papéis de antes.

As ações Desativar e Reiniciar verificação em duas etapas pedem confirmação.

Dica

Quando alguém sai do escritório, desative a conta em vez de pensar em apagá-la. O histórico de tudo o que a pessoa fez (documentos enviados, anotações, mudanças de fase) continua com o nome dela, e você pode reativá-la se ela voltar.

Perguntas comuns

A pessoa diz que não recebeu o convite. Peça que procure na caixa de spam. Se não estiver lá, confira o e-mail digitado e use Reenviar convite.

Não vejo o botão Convidar usuário. Você tem a permissão Gerenciar usuários, mas não Gerenciar papéis. A tela avisa: “Para convidar pessoas ou alterar papéis, você também precisa da permissão Gerenciar papéis.”

Um colega trocou de celular e não consegue mais entrar. Use Reiniciar verificação em duas etapas na linha dele. No próximo acesso, ele cadastra o autenticador no celular novo.