Fases do caso

Todo caso anda por um caminho de fases, do Setup ao Protocolo. A fase diz em que ponto está o processo, de quem é a vez de agir e o que o cliente vê no portal. É ela que move os números do Painel inicial, as visões da lista de casos e as tarefas automáticas.

O caso não muda de fase sozinho (com uma exceção, o RFE, explicada abaixo). Quem muda é a equipe, pelo botão Ações de fase. E o sistema só deixa passar quando as condições daquela passagem estão cumpridas: assim, nenhum caso chega à redação sem documentos ou ao protocolo sem a aprovação do advogado.

As nove fases

Fase (nome para a equipe)	O que o cliente vê no portal	De quem é a vez
Setup	Preparação	Do escritório
Abertura	Início do caso	Do escritório
Formulários	Formulários	Do cliente
Documentos	Envio de documentos	Do cliente
Revisão e redação	Preparação da petição	Do escritório
Revisão do cliente e assinaturas	Sua revisão e assinaturas	Do cliente
Pacote e taxa	Montagem do pacote	Do escritório
Protocolo	Protocolado	De ninguém: o caso está com o USCIS
RFE/NOID	Pedido de evidências	Do escritório

• Nome para a equipe é o que aparece no sistema da equipe. O que o cliente vê é o nome mais simples que aparece no portal. Os dois podem ser mudados pelo escritório em Fases do caso, assim como a ordem.
• De quem é a vez alimenta os indicadores Aguardando cliente e Aguardando advogado do Painel inicial.
• Protocolo é a fase que conta para o indicador Protocolados no mês.

Nota

Os nomes nesta página são os que vêm prontos no sistema. Se o seu escritório renomeou alguma fase, a tela mostra o nome novo; as regras continuam as mesmas.

As passagens de fase

O caso só vai de uma fase para as fases ligadas a ela. Algumas passagens têm condições: coisas que precisam estar certas antes. Enquanto uma condição estiver pendente, o botão daquela passagem fica desligado.

De	Para	Condições	Como acontece
Setup	Abertura	Advogado responsável definido; peticionário entre as pessoas do caso; contrato de honorários assinado	Pela equipe, em Ações de fase
Abertura	Formulários	Nenhuma	Pela equipe
Formulários	Documentos	Nenhuma	Pela equipe
Documentos	Revisão e redação	Checklist completo	Pela equipe
Revisão e redação	Revisão do cliente e assinaturas	Aprovação do advogado responsável	Só pelo advogado responsável
Revisão do cliente e assinaturas	Pacote e taxa	Nenhuma	Pela equipe
Pacote e taxa	Protocolo	Aprovação do advogado responsável	Só pelo advogado responsável
Protocolo	RFE/NOID	Nenhuma	Pelo registro do RFE ou NOID, que cria o prazo de resposta
RFE/NOID	Revisão e redação	Nenhuma	Sozinho, logo depois do registro do RFE ou NOID

“Pela equipe” quer dizer: quem pode alterar casos e vê o caso. Nos papéis prontos, Administrador, Advogado e Paralegal.

O que cada condição quer dizer

O caso precisa de um advogado responsável. O caso tem alguém no campo Advogado responsável. Normalmente já vem do lead. Se faltar, quem configura casos define pelo botão Equipe, na Visão geral.

O peticionário precisa estar entre as pessoas do caso. A aba Pessoas tem alguém com o papel de peticionário. O sistema o inclui ao abrir o caso; a condição só fica pendente se alguém o tirar ou trocar o papel dele.

O contrato de honorários precisa estar assinado. O caso tem a data de assinatura do contrato. Como o caso só nasce da assinatura, essa condição normalmente já vem cumprida.

O checklist precisa estar aprovado, com todos os itens obrigatórios atendidos ou dispensados. O advogado aprovou o checklist e cada item obrigatório está Atendido (o documento foi aceito) ou Dispensado (não vale para este caso, com o motivo registrado). Itens opcionais não seguram o caso. Veja Checklist de documentos.

Só o advogado responsável pelo caso pode aprovar esta passagem. É a aprovação manual. A condição só aparece como cumprida quando quem abriu Ações de fase é o próprio advogado responsável. Para qualquer outra pessoa, mesmo outro advogado ou o Administrador, ela fica pendente. É assim que o sistema garante que a redação vai para o cliente e que o pacote vai para o USCIS só com o “de acordo” de quem responde pelo caso.

O diálogo Ações de fase

1. Abra o caso e clique em Ações de fase, no cabeçalho. Também dá para abrir pelo botão Ver ações de fase, no painel Próximos passos e alertas.

2. Leia o diálogo. Ele começa dizendo em que fase o caso está e mostra um quadro para cada passagem possível a partir dela.

3. Em cada quadro, confira as Condições e O que vai acontecer.

4. Se todas as condições estiverem cumpridas, clique em Mover para e o nome da fase. A mudança é feita na hora, sem outra confirmação.

1 Fase de destino — para onde o caso vai.
2 Tipo de passagem — Avanço, RFE/NOID ou Reabertura.
3 Condições — o que precisa estar certo, cada uma com a sua situação.
4 O que vai acontecer — o que a passagem dispara.
5 Mover para… — faz a passagem. Fica desligado enquanto houver condição pendente.
6 Encerrar o caso — veja mais abaixo.

Condições: Cumprida e Pendente

• Cumprida (sinal de visto) — a condição está certa.
• Pendente (círculo tracejado) — falta algo. O texto diz o quê.
• Sem condições. — a passagem não exige nada.

Abaixo das colunas, o diálogo pode mostrar um aviso:

• Cumpra as condições pendentes para liberar esta passagem. — resolva o que está pendente e abra o diálogo de novo.
• Você não tem permissão para esta passagem. — o seu papel não permite mudar a fase.

O exemplo abaixo é o de um advogado que abriu o diálogo num caso de outro advogado: a aprovação manual fica pendente e o botão, desligado.

O que vai acontecer

Antes de você clicar, o diálogo descreve, na ordem, o que a passagem vai fazer. Por exemplo:

• “O caso passa para “Pacote e taxa”; o cliente vê “Montagem do pacote” no portal.”
• “Cria a tarefa “…” para o advogado responsável, com prazo de 2 dia(s).” — quando o escritório tem uma tarefa automática para quem entra naquela fase.
• “A mudança fica registrada no histórico do caso.”

Depois de mover, aparece a mensagem O caso passou para e o nome da nova fase. O cabeçalho atualiza as fases em passos e o Nesta fase desde passa a ser hoje.

Não há volta de fase

As passagens só levam o caso para a frente. Não existe “voltar uma fase” e a mudança não pode ser desfeita pela tela. Por isso o diálogo mostra o que vai acontecer antes de você clicar: leia antes de mover.

Nota

Mudar de fase não manda e-mail ao cliente. O cliente vê o novo nome da fase quando entra no portal.

Registrar um RFE ou NOID

Quando o USCIS manda um RFE ou um NOID, o caso precisa voltar para a equipe preparar a resposta, com o prazo do governo controlado. O sistema faz isso numa ação só.

• Quem pode: quem pode alterar casos.
• Quando: só com o caso na fase Protocolo. Nas outras fases, o quadro de RFE/NOID não aparece.

1. Abra o caso e clique em Ações de fase.

2. No quadro RFE/NOID, clique em Registrar RFE/NOID.

3. Em Tipo, escolha RFE ou NOID.

4. Em Data limite da resposta, informe a data dada pelo USCIS. Não dá para escolher uma data passada.

5. Se quiser, escreva uma Observação (por exemplo, os pontos que o USCIS questionou).

6. Clique em Registrar e criar o prazo.

O que acontece, nesta ordem:

1. O caso entra em RFE/NOID e conta mais um RFE recebido.
2. Nasce o prazo de resposta (Resposta a RFE ou Resposta a NOID), com a data informada e a observação. Ele aparece no cartão Prazos, no painel Próximos passos e alertas, nos Próximos prazos do Início e no indicador RFEs abertos.
3. Logo em seguida, o caso volta sozinho para Revisão e redação, para a equipe preparar a resposta. As fases em passos passam a mostrar Reaberta por RFE.
4. O caso ganha o selo RFE na lista e passa a aparecer na visão RFE.
5. Tudo fica registrado no histórico do caso.

A partir daí, o caso segue o caminho normal de novo: Revisão e redação → Revisão do cliente e assinaturas → Pacote e taxa → Protocolo, com as mesmas condições. Quando a resposta for enviada, marque o prazo de resposta como cumprido no cartão Prazos (veja Visão geral). Enquanto ele estiver em aberto, o caso conta em RFEs abertos.

Nota

Se o escritório configurar condições para a volta de RFE/NOID para Revisão e redação, e elas não estiverem cumpridas, o caso fica parado em RFE/NOID e a volta aparece como uma passagem do tipo Reabertura em Ações de fase. Com a configuração que vem pronta, a volta é sempre automática.

Encerrar o caso

Encerre o caso quando o processo terminar: aprovado, negado, com desistência do cliente ou por outro motivo.

• Quem pode: quem pode alterar casos.
• Quando: em qualquer fase.

1. Abra o caso e clique em Ações de fase.

2. No fim do diálogo, na parte Encerrar o caso, clique em Encerrar caso….

3. Em Motivo, escolha o motivo. Os que vêm prontos são Aprovação, Negativa, Desistência e Outro; o escritório pode ajustá-los em Listas auxiliares, aba Encerramento de caso.

4. Se quiser, escreva uma Observação.

5. Clique em Continuar.

6. Leia a confirmação Encerrar o caso? (“O caso … será encerrado. Não dá para reabrir.”) e clique em Encerrar caso para concluir, ou em Cancelar para desistir.

1 Motivo — obrigatório.
2 Observação — opcional; fica no histórico.
3 Continuar — ainda pede confirmação antes de encerrar.

O que acontece:

• A situação do caso passa a Encerrado. Ele fica na fase em que estava, marcada com Encerrado nesta fase, e o cabeçalho mostra Encerrado em e a data.
• As tarefas abertas do caso são canceladas e somem do Precisa de você de todos.
• O caso sai dos indicadores do Painel inicial e passa a aparecer na visão Encerrados da lista.
• O resumo da Visão geral mostra a data e o motivo do encerramento.
• Não há mais mudanças de fase: o diálogo Ações de fase passa a dizer O caso está encerrado: não há mais mudanças de fase. Os botões Nova tarefa e Novo prazo somem.

Encerrar é definitivo

Um caso encerrado não pode ser reaberto. Se o cliente voltar com um novo pedido, ele começa como um novo lead.

Perguntas comuns

O botão Mover para está desligado. O que faço? Leia as condições marcadas como Pendente no mesmo quadro. Elas dizem o que falta. O caso mais comum é o checklist incompleto na passagem de Documentos para Revisão e redação.

Sou advogado e não consigo aprovar a passagem para Revisão do cliente. A aprovação é só do advogado responsável pelo caso. Se você vai assumir o caso, quem configura casos troca o advogado responsável pelo botão Equipe, na Visão geral.

Por que não aparece Registrar RFE/NOID? O RFE ou NOID só pode ser registrado com o caso em Protocolo. Em qualquer outra fase, o quadro não aparece.

Aparece “Ainda não é possível mudar de fase: …”. Alguém mudou o caso enquanto o diálogo estava aberto e uma condição deixou de valer. O diálogo é atualizado; confira as condições de novo.