Papéis de participante

Um caso não envolve só o cliente principal. Há o peticionário (quem apresenta a petição ao USCIS), o beneficiário, o cônjuge, os filhos, às vezes um empregador ou uma testemunha. Os papéis de participante são a lista desses papéis. Cada pessoa incluída num caso recebe um deles (veja Pessoas e acesso ao portal).

O papel decide duas coisas importantes:

• o que a pessoa enxerga no portal do cliente — por exemplo, o cônjuge vê os próprios documentos, mas não o financeiro;
• quem recebe os e-mails automáticos de cada assunto — por exemplo, o aviso de parcela vai para quem vê o financeiro.

Não confunda com os papéis da equipe: aqueles dizem o que cada pessoa do escritório pode fazer no sistema; estes dizem o que cada pessoa do caso pode ver no portal.

Antes de começar

• Quem pode: consultar, todos os papéis; criar e alterar, quem tem Gerenciar os cadastros (no padrão, Administrador e Advogado).
• O que precisa existir: nada. O sistema já vem com Peticionário, Beneficiário, Cônjuge, Filho, Empregador e Testemunha.

Duas formas de ver: Lista e Matriz completa

Clique em Configurações e depois em Papéis de participante. A Visão Lista mostra os papéis com quantas áreas do portal cada um vê.

1 Visão — Lista para editar cada papel; Matriz completa para comparar todos de uma vez.

A Matriz completa cruza os papéis (linhas) com as áreas do portal (colunas) e mostra, em cada cruzamento, um sinal de visto quando o papel vê a área e um traço quando não vê. É o jeito mais rápido de conferir se o acesso faz sentido.

As áreas do portal

Área	O que tem
Próprios documentos	Os documentos que a própria pessoa envia e recebe.
Documentos de outros participantes	Os documentos dos demais participantes do mesmo caso.
Minutas	Os rascunhos da petição para leitura e comentários.
Formulários	Os formulários do caso que a pessoa precisa conferir ou preencher.
Financeiro	Honorários, parcelas e pagamentos.
Mensagens	A conversa com o escritório.

Mudar o que um papel vê

1. Na Lista, clique no lápis do papel.

2. Em O que vê no portal, ligue as áreas que quem tem o papel pode abrir. O contador mostra quantas estão ligadas (por exemplo, 3 de 6 áreas).

3. Clique em Salvar.

A mudança vale no próximo acesso de cada pessoa.

Como o papel decide quem recebe os e-mails

Os e-mails automáticos de um caso seguem as áreas de cada papel:

• Pedidos de documento (checklist publicado, reenvio, lembrete): cada pessoa recebe os pedidos dos próprios documentos, se tem e-mail e se o papel dela vê Próprios documentos. Os pedidos de quem não recebe (um filho sem e-mail, por exemplo) e os documentos do caso como um todo vão para quem vê Documentos de outros participantes; se ninguém vê, vão para o peticionário.
• Assuntos financeiros (parcela a vencer, parcela vencida): vão para quem vê Financeiro; se ninguém vê, para o peticionário.
• Boas-vindas: vão para o peticionário.

Cada pessoa recebe um e-mail só, com tudo o que é dela. Quem não tem e-mail cadastrado não recebe nada.

Dica

Num caso de família, ligue Documentos de outros participantes para o Cônjuge se for ele quem cuida da papelada dos filhos. Assim ele recebe os pedidos de documento das crianças.

Nota

As áreas do portal ligadas a esta matriz (documentos, minutas, formulários, financeiro e mensagens) ainda estão em construção (veja O que vem por aí). A matriz já vale hoje para decidir quem recebe os e-mails automáticos.

Criar ou desativar um papel

Para criar um papel (por exemplo, “Sócio da empresa”), clique em Novo papel, preencha Código, Nome e Descrição nos dois idiomas, escolha as áreas e clique em Salvar. Para desativar, clique em Desativar e confirme em Desativar papel: ele some das escolhas novas e continua nos casos onde já é usado.

Os códigos dos papéis são usados pelos modelos de pasta e de checklist (por exemplo, “uma pasta por Cônjuge” ou “um passaporte por Filho”). Por isso o código não muda depois de criado.