Documentos do caso

A aba Documentos guarda todos os arquivos do caso: o contrato, os documentos pessoais do cliente, as cartas, as provas, as minutas. Ela funciona como as pastas do seu computador. À esquerda fica a árvore de pastas; à direita, os documentos da pasta aberta.

Aqui você envia os arquivos que o cliente mandou, confere cada um no visualizador, decide o que o cliente pode ver e organiza tudo nas pastas certas. Os documentos enviados aqui são os que depois você vincula aos itens do Checklist.

Antes de começar

• Quem pode ver: quem tem a permissão de ver documentos. No padrão, todos os papéis (Administrador, Advogado, Paralegal, Financeiro e Somente leitura), nos casos a que têm acesso.
• Quem pode enviar e organizar: quem tem a permissão de enviar documentos. No padrão, o Advogado, o Paralegal e o Administrador. Só eles enviam arquivos, criam e renomeiam pastas, mudam a visibilidade, arquivam e movem documentos.
• O que precisa existir: um modelo de pastas. O caso recebe a árvore do modelo da categoria de visto ou, sem ele, o modelo padrão do escritório (veja Modelos de pasta).

A tela

1 Pastas — a árvore de pastas do caso, com a quantidade de documentos de cada uma.
2 Nova pasta — cria uma pasta dentro da pasta aberta.
3 Filtros — busca pelo nome, pela pessoa e pelo tipo de documento.
4 Área de envio — arraste arquivos para cá ou clique em Escolher arquivos.
5 Documento — nome, versão, tipo de arquivo, páginas, quem enviou e quando, e a pessoa e o tipo vinculados.
6 Visibilidade — Interno (só a equipe) ou Visível ao cliente.
7 Ações — ver, baixar, versões e Mais ações.

As pastas

O caso nasce com as pastas do modelo do escritório. Além delas, a árvore tem sempre duas entradas fixas:

• Todos os documentos — tudo o que está no caso, em qualquer pasta.
• Sem pasta — os documentos que não estão em pasta nenhuma.

Algumas pastas são repetidas por pessoa. Quando uma pessoa com certo papel entra no caso, o sistema cria a pasta dela. No caso da Ana, a inclusão do cônjuge criou “Família – Marcos Souza” dentro de “Evidências (Exhibits)”.

Quando o caso abre, os documentos do lead (o contrato gerado e o assinado, por exemplo) vêm junto e vão para a pasta Contrato, se o modelo tiver uma.

Pastas internas e pastas do cliente

Cada pasta do modelo tem uma visibilidade padrão: Interna (só a equipe) ou Cliente (o cliente também vê). Ela decide quem vê os arquivos novos enviados para aquela pasta:

• Arquivo enviado para uma pasta do cliente nasce Visível ao cliente.
• Arquivo enviado para uma pasta interna nasce Interno.
• Arquivo enviado com Todos os documentos ou Sem pasta aberto fica fora de pasta e nasce Interno.
• As pastas que você cria no caso são internas.

A árvore não mostra a visibilidade de cada pasta. Quem confere é o selo de cada documento. Use nomes claros, como “Minutas – Internas”, para a equipe saber onde guardar o que é só dela.

Mover não muda a visibilidade

Mover um documento para outra pasta não muda quem o vê. Um arquivo interno continua interno mesmo numa pasta do cliente, e vice-versa. Depois de mover, confira o selo e, se preciso, use Mostrar ao cliente ou Tornar interno.

Criar e renomear pastas

1. Clique na pasta onde a nova deve ficar. Para criar na raiz, clique em Todos os documentos.

2. Clique em Nova pasta (o ícone de pasta com +, no alto da árvore).

3. Escreva o Nome da pasta e clique em Criar pasta. A pasta nova já fica aberta.

Para renomear, clique na pasta. Um lápis aparece ao lado do nome. Clique nele, escreva o novo nome e clique em Renomear.

1 Pasta aberta — destacada na árvore. O título da lista mostra o caminho dela.
2 Renomear — aparece ao lado da pasta aberta.
3 Área de envio — o texto embaixo diz para qual pasta os arquivos novos vão.

Renomear ou criar pastas num caso não muda o modelo do escritório. O nome que você escreve vale para os dois idiomas.

Enviar arquivos

1. Abra a pasta de destino na árvore.

2. Arraste os arquivos do computador para a área de envio, ou clique em Escolher arquivos. Dá para enviar vários de uma vez.

   Outro jeito: solte os arquivos direto sobre uma pasta da árvore. Eles vão para aquela pasta, mesmo que outra esteja aberta.

3. Acompanhe a lista Envios, embaixo da área de envio. Cada arquivo passa por Enviando… N%, Verificando o arquivo… e Enviado.

O documento aparece na lista com o nome do arquivo, sem a extensão. Você pode renomeá-lo depois.

O que o sistema confere em cada arquivo

Antes de guardar, o sistema examina cada arquivo:

• O tipo real, pelo conteúdo, e não pelo nome. São aceitos PDF, JPG, PNG, HEIC e DOCX. Um programa renomeado para “.pdf” é recusado.
• O tamanho: no máximo 50 MB por arquivo.
• Se o PDF abre: PDF corrompido ou protegido por senha é recusado.
• O número de páginas dos PDFs, que aparece na lista (“3 p.”).
• Vírus e arquivos perigosos.

Se o arquivo for recusado, ele não é guardado, e a lista de envios mostra o motivo:

Mensagem	O que fazer
O arquivo está vazio.	Gere o arquivo de novo e envie.
O arquivo passa do tamanho máximo de 50 MB.	Divida o arquivo ou reduza a resolução das imagens.
O conteúdo do arquivo não é de um tipo aceito (PDF, JPG, PNG, HEIC ou DOCX)…	Salve o documento como PDF e envie de novo.
O PDF está corrompido ou não pôde ser lido.	Peça ao cliente uma nova cópia.
O PDF está protegido por senha. Envie uma cópia sem senha.	Abra o PDF com a senha, salve uma cópia sem proteção e envie.
O arquivo foi bloqueado pela verificação de segurança.	Não abra o arquivo no seu computador. Peça ao cliente outra cópia.
O envio não foi concluído em 24 horas. Envie o arquivo de novo.	O envio foi interrompido. Envie de novo.

Conferir um documento

Clique no ícone de olho do documento (Ver) ou no nome dele. O visualizador abre por cima da tela.

1 Página anterior e Próxima página, com a página atual (“1 de 3”). Aparecem nos PDFs.
2 Diminuir e Aumentar — o zoom.
3 Girar — para documentos escaneados de lado.
4 Baixar — salva o arquivo no seu computador.
5 Fechar.

Arquivos DOCX e alguns formatos de imagem não têm pré-visualização. Nesse caso o visualizador diz “Não há pré-visualização para este tipo de arquivo. Baixe para abrir.” e oferece Baixar.

Versões

Quando o cliente manda uma cópia melhor do mesmo documento, envie-a como nova versão, e não como um documento novo. Assim o histórico fica junto, o vínculo com o checklist continua e ninguém confunde qual é o arquivo certo.

1. Na linha do documento, clique em Mais ações (três pontos) e em Enviar nova versão.

2. Escolha o arquivo no computador.

A nova versão passa pela mesma verificação. Aprovada, ela vira a versão atual (“Versão 2”).

Para ver as versões anteriores, clique no ícone de histórico do documento (Versões). Cada versão mostra o nome original do arquivo, o tamanho, as páginas, quem enviou e quando, e a situação: Disponível, Pendente (ainda em verificação) ou Recusado, com o motivo. As versões disponíveis têm Ver e Baixar.

Mais ações

• Enviar nova versão — veja acima.
• Renomear — muda o nome mostrado na lista e usado no download. O arquivo não muda.
• Vincular a pessoa e tipo… — diz de quem é o documento e o que ele é (veja abaixo).
• Mostrar ao cliente / Tornar interno — troca a visibilidade do documento.
• Arquivar — tira o documento da lista.

Visibilidade

Visível ao cliente marca o que o cliente pode ver no portal. Interno fica só com a equipe: minutas, anotações, documentos de trabalho. A área de documentos do portal ainda está chegando (veja O que vem por aí); mantenha a visibilidade certa desde já, para que o cliente veja só o que deve quando ela chegar.

Vincular a pessoa e tipo

Vincular diz ao sistema de quem é o documento (por exemplo, Marcos Souza) e qual é o tipo (por exemplo, Passaporte). A lista passa a mostrar “Pessoa: …” e “Tipo: …”, os filtros encontram o documento, e o checklist o sugere primeiro quando você vincula um documento a um item da mesma pessoa e do mesmo tipo.

Escolha a Pessoa do caso e o Tipo de documento e clique em Salvar vínculo. Para desfazer, escolha Sem vínculo.

Arquivar

Arquivar tira o documento da lista do caso. Nada é apagado: as versões continuam guardadas. A janela de confirmação diz “O documento sai da lista. Nada é apagado: as versões continuam guardadas.” Confirme em Arquivar documento.

Cuidado

A tela ainda não tem como trazer de volta um documento arquivado. Se arquivou por engano, fale com o Administrador do escritório.

Encontrar documentos

Os filtros ficam acima da lista e valem para a pasta aberta:

• Buscar por nome — parte do nome do documento.
• Pessoa — os documentos vinculados a uma pessoa do caso.
• Tipo de documento — os documentos de um tipo.

Clique em Limpar filtros para ver tudo de novo. Para procurar no caso inteiro, abra Todos os documentos antes de filtrar.

Mover e baixar vários documentos

Marque a caixa à esquerda de cada documento, ou Selecionar todos. Uma barra aparece acima da lista.

1 Caixa de seleção de cada documento.
2 Mover para… — leva os selecionados para outra pasta.
3 Baixar em ZIP — baixa os selecionados num arquivo só.
4 Limpar seleção.

Para mover: clique em Mover para…, escolha a Pasta de destino (ou Sem pasta) e clique em Mover.

O ZIP traz a versão atual de cada documento selecionado, organizada nas pastas do caso. Documentos que ainda não têm arquivo disponível ficam de fora. Os limites são 200 documentos por vez e 1 GB no total.

Perguntas comuns

Enviei o arquivo pela aba Documentos. Por que o item do checklist continua Pendente? Enviar não vincula. Abra a aba Checklist e use Vincular documento no item.

O cliente mandou o documento por e-mail. Onde ponho? Baixe o anexo no computador e envie aqui, na pasta certa. Depois vincule ao item do checklist.

Por que não vejo a área de envio nem o menu Mais ações? O seu papel não tem a permissão de enviar documentos. No padrão, o Financeiro e o Somente leitura só consultam.

Posso apagar um documento de vez? Não. Arquivar tira da lista, mas o sistema guarda as versões.