Visão geral: tarefas, prazos e estratégia

A Visão geral é a primeira aba que abre em todo caso. Ela junta, numa tela, o que você precisa saber para trabalhar no caso hoje: os dados principais e quem cuida dele, como anda o checklist, o que há para fazer, os prazos, as pessoas, a situação financeira e a estratégia jurídica. Cada cartão leva à aba completa daquele assunto.

1 Resumo — os dados do caso e a equipe.
2 Checklist — o andamento dos documentos.
3 Tarefas abertas e Prazos — o que fazer e até quando.
4 Próximos passos e alertas — veja A área de trabalho do caso.

Mais abaixo vêm os cartões Pessoas, Financeiro e Estratégia.

Antes de começar

• Quem vê a aba: quem vê o caso.
• Quem pode mudar algo (equipe, tarefas, prazos, estratégia): quem pode alterar casos — Administrador, Advogado e Paralegal, nos papéis prontos. Para Financeiro e Somente leitura, os botões não aparecem.
• Quem pode trocar o advogado responsável: quem pode configurar casos — Administrador e Advogado, nos papéis prontos.

Resumo

1 Equipe — troca o advogado responsável e as pessoas da equipe.
2 Ver o lead de origem — abre a ficha do lead que virou este caso.

O cartão mostra:

• Categoria e Tipo de processamento (Ajuste de Status ou Processamento Consular).
• Aberto em — o dia em que o caso nasceu — e Contrato assinado em.
• Advogado responsável e Equipe — as pessoas do escritório que acompanham o caso. Sem ninguém além do advogado, aparece Ninguém mais na equipe.
• RFE/NOID — só quando o caso já recebeu algum: “Recebido 1 vez(es)”.
• Encerrado — só em caso encerrado: a data e o motivo.

Trocar o advogado e a equipe

A equipe decide quem enxerga o caso. Quem só vê os casos atribuídos (o Paralegal, nos papéis prontos) só encontra o caso, as tarefas dele e os prazos dele depois de entrar na equipe.

1. No cartão Resumo, clique em Equipe.

2. Em Advogado responsável, escolha quem responde pelo caso. Esse campo só fica liberado para quem pode configurar casos.

3. Em Equipe, marque as pessoas que vão trabalhar no caso. Para tirar alguém, clique no x ao lado do nome.

4. Clique em Salvar equipe.

A troca de advogado responsável fica registrada no histórico do caso. Só aparecem para escolha as pessoas ativas do escritório.

Quem pode alterar o caso, mas não configurar casos (o Paralegal), abre a mesma janela com o advogado travado e o aviso Só quem configura os casos troca o advogado responsável. Ele ainda pode mexer na equipe.

O advogado responsável aprova as fases

Trocar o advogado responsável muda quem pode fazer as passagens de fase com aprovação manual (veja Fases do caso). Por isso essa troca é reservada a quem configura casos.

Nota

Se você só vê os casos atribuídos e se tirar da equipe, aparece Equipe atualizada. Você não faz mais parte deste caso. e o caso deixa de aparecer para você.

Checklist

O cartão resume a lista de documentos do caso.

• O número grande e a barra — quantos itens já estão atendidos ou dispensados, do total.
• Obrigatórios: x de y — só os itens obrigatórios. É isso que libera a passagem de Documentos para Revisão e redação.
• Aguardando cliente — itens que esperam o envio ou o reenvio pelo cliente.
• Precisa de mim — itens que esperam uma decisão da equipe (aprovar, pedir reenvio, dispensar).
• Situação — Aprovado ou Completo. Enquanto o advogado não aprova a proposta, aparece Proposta aguardando a aprovação do advogado.

Clique em Abrir checklist para ir à aba Checklist.

Tarefas abertas e Prazos

1 Nova tarefa.
2 Concluir — o botão redondo com o sinal de visto.
3 Trocar responsável.
4 Novo prazo.
5 Marcar como cumprido.
6 Data e quanto falta — em amarelo até 7 dias; em vermelho, vencido.

Tarefas

Cada tarefa mostra o que fazer, o responsável (ou Sem responsável), o vencimento e um selo: Atrasada, Vence hoje ou Em N dia(s) quando faltam até 7 dias.

Há dois tipos de tarefa:

• Automáticas — o sistema cria quando algo acontece no caso e as entrega ao advogado responsável: Revisar caso aberto (na abertura, prazo de 2 dias), Aprovar checklist (quando a proposta fica pronta, prazo de 2 dias) e Revisar documentos do checklist (quando o checklist se completa, prazo de 3 dias). Aprovar checklist se conclui sozinha quando o checklist é aprovado.
• Manuais — criadas pela equipe, para qualquer pessoa ativa do escritório.

Para criar uma tarefa:

1. No cartão Tarefas abertas, clique em Nova tarefa.

2. Escreva a Tarefa (obrigatório). Seja específico: “Pedir a carta do especialista” é melhor que “Carta”.

3. Em Responsável, o sistema já sugere você. Troque, se for o caso, ou limpe o campo para deixar Sem responsável.

4. Se houver prazo, escolha a data em Vencimento.

5. Clique em Criar tarefa.

A tarefa aparece na lista Precisa de você do responsável, no Painel inicial, com o botão Abrir, que leva a este caso.

Para concluir, clique no botão redondo à esquerda da tarefa. Ela sai da lista e o histórico do caso registra Tarefa concluída. Para trocar o responsável, clique no ícone à direita da tarefa, escolha a pessoa e clique em Salvar responsável.

Tarefa para quem não está na equipe

Quem só vê os casos atribuídos não vê tarefas de casos fora da sua equipe, nem no Precisa de você. Antes de passar uma tarefa a um paralegal, confira se ele está na Equipe do caso.

Prazos

Os prazos são as datas que não podem passar: resposta a RFE ou NOID, vencimento de um documento, validade de um formulário. Cada prazo mostra o tipo, a data, quanto falta (Vencido há N dia(s), Vence hoje, Em N dia(s)) e a observação. O selo RFE marca o prazo criado pelo registro de um RFE ou NOID (veja Fases do caso).

1. No cartão Prazos, clique em Novo prazo.

2. Escolha o Tipo de prazo. Os tipos vêm de Listas auxiliares, aba Tipos de prazo (por exemplo, Vencimento de documento, Validade de formulário, Outro).

3. Escolha a Data.

4. Se quiser, escreva uma Observação (por exemplo, “O passaporte do Marcos vence; pedir a renovação.”).

5. Clique em Criar prazo.

Quando o prazo for atendido, clique no botão redondo à esquerda dele (Marcar como cumprido). Prazos em aberto aparecem também nos Alertas do caso (quando faltam até 7 dias ou já venceram), nos Próximos prazos do Painel inicial e na coluna Próximo prazo da lista de casos.

Dica

Para a resposta a RFE ou NOID, não use Novo prazo: registre o RFE em Ações de fase. Assim o caso volta para a redação e o prazo já nasce ligado ao RFE.

Pessoas e Financeiro

• Pessoas — quem participa do caso e o papel de cada um (peticionário, cônjuge, filho…). Ver pessoas abre a aba Pessoas.
• Financeiro — aparece para quem pode ver cobranças. Mostra o Total do contrato, quanto foi Pago e quanto falta (A receber). Embaixo, a próxima parcela a vencer ou, em vermelho, a parcela vencida mais antiga; com tudo quitado, Todas as parcelas pagas. Ver parcelas abre a aba Financeiro. Sem plano, aparece Este caso não tem plano de pagamento.

Estratégia

A estratégia é o espaço do advogado para registrar a tese do caso, os critérios que serão provados, as provas mais fortes e os pontos de atenção. É um texto livre, com títulos, listas e negrito.

1 Só a equipe vê — o cliente nunca vê a estratégia no portal.
2 Versões da estratégia — aparece quando há mais de uma versão.
3 Editar — abre o texto para mudar.
4 Versão, autor e data — de quem é o texto atual.

Escrever ou mudar a estratégia

1. No cartão Estratégia, clique em Escrever estratégia (caso sem estratégia) ou em Editar.

2. Escreva no editor.

3. Clique em Salvar versão. Aparece Estratégia salva.

Cada vez que você salva, nasce uma versão nova. A anterior não se perde: fica guardada, com o autor e a data. Para desistir, clique em Cancelar; se você já tinha escrito algo, o sistema pergunta Descartar alterações? antes de jogar fora. O mesmo cuidado vale se você tentar sair da aba com texto não salvo (Descartar a estratégia não salva?).

Ler uma versão antiga e usá-la como base

1. Clique no seletor de versões (por exemplo, v2 · Rafael Almeida) e escolha a versão.

2. O cartão mostra Você está lendo a versão 1, de … e o texto daquela versão.

3. Para voltar a escrever a partir dela, clique em Usar como base. O editor abre com o texto antigo; ao salvar, ele vira a versão mais nova. Nada é apagado.

4. Para só voltar ao texto atual, clique em Voltar para a atual.

1 Qual versão você está lendo.
2 Usar como base — abre o editor com este texto.
3 Voltar para a atual.

Duas pessoas editando ao mesmo tempo

Se outra pessoa salvar a estratégia enquanto você escreve, aparece A estratégia foi alterada por outra pessoa e o botão Salvar versão fica desligado. Copie o que você escreveu (por exemplo, para um bloco de notas), clique em Recarregar e cole de novo sobre a versão atual. Ao recarregar, o texto desta tela é descartado.

Perguntas comuns

Não vejo os botões Nova tarefa, Novo prazo e Equipe. O seu papel não pode alterar casos, ou o caso está encerrado. Em caso encerrado, não se criam tarefas nem prazos.

Criei uma tarefa para um colega e ele não a vê. Confira se o colega está na Equipe do caso. Quem só vê os casos atribuídos não enxerga tarefas de casos fora da equipe.

O tipo de prazo de que eu preciso não está na lista. Peça a quem cuida das Configurações para incluí-lo em Listas auxiliares, aba Tipos de prazo.