Modelos de mensagem

O sistema manda e-mails sozinho em vários momentos: o convite para a equipe, as boas-vindas quando o caso é aberto, o pedido de documentos quando o checklist é aprovado, o lembrete de pendências, o aviso de parcela a vencer (a lista completa está em Mensagens automáticas). O texto de cada um desses e-mails é um modelo de mensagem, e o escritório escreve os seus.

Cada modelo pertence a um gatilho (o acontecimento que dispara o e-mail) e tem o assunto, o texto e o botão em português e em inglês. O cliente recebe a versão no idioma dele. A moldura do e-mail (logotipo, cores e rodapé) é a do escritório e é igual para todos os modelos.

O sistema já vem com um modelo padrão para cada gatilho, com “(padrão)” no nome. Você pode editá-los ou criar outros e escolher, em Gatilhos, qual modelo cada gatilho usa.

Antes de começar

• Quem pode: quem tem Configurar mensagens. No padrão, só o Administrador.

A lista de modelos

Clique em Configurações e depois em Modelos de mensagem.

1 Gatilhos — filtra por grupo: Todos, Acesso, Caso, Checklist ou Cobrança.
2 Em uso — o modelo é o escolhido por um gatilho hoje.

Cada linha mostra o nome do modelo, o gatilho a que pertence, a situação (Ativo ou Inativo), o selo Em uso quando um gatilho o usa, e a data da última atualização. Um modelo Em uso não pode ser excluído: a lixeira fica apagada.

Editar um modelo

1. Clique no lápis do modelo, ou em Novo modelo para criar outro.

2. Num modelo novo, escolha o Gatilho. Ele não muda depois de criado.

3. Dê um Nome do modelo que a equipe reconheça (por exemplo, “Boas-vindas — versão curta”).

4. Em Texto, escolha o idioma (PT ou EN) e escreva o Assunto, o Texto e o Texto do botão.

5. Troque para o outro idioma e escreva a versão dele.

6. Confira a Pré-visualização e, se quiser, clique em Enviar teste para mim.

7. Clique em Salvar alterações (ou Criar modelo, num modelo novo).

1 Gatilho — o acontecimento que dispara este e-mail.
2 Ativo — só modelos ativos podem ser escolhidos em Gatilhos.
3 Idioma do texto — alterna entre a versão em português e a em inglês.
4 Assunto do e-mail.
5 Inserir marcador — põe no texto um dado de cada envio, como o nome de quem recebe.
6 Enviar teste para mim — manda o e-mail, como está na tela, para o seu endereço.
7 Controles da pré-visualização — idioma, tela e tema.

Os marcadores

Os marcadores trazem os dados de cada envio. No texto, eles aparecem entre chaves duplas, como {{RecipientName}}. Use sempre o botão Inserir marcador: ele só mostra os marcadores que existem para o gatilho do modelo.

Marcador	O que entra no lugar	Gatilhos
{{RecipientName}}	Nome de quem recebe.	Todos
{{FirmName}}	Nome do escritório.	Todos
{{ActionLink}}	Endereço do botão do e-mail, por extenso.	Todos com botão
{{Code}}	Código de verificação, em destaque.	Código de verificação (obrigatório)
{{CaseNumber}}	Número do caso.	Caso, Checklist e Cobrança
{{VisaCategory}}	Categoria de visto do caso, no idioma do e-mail.	Caso aberto (boas-vindas)
{{PendingDocuments}}	Lista dos documentos pendentes de quem recebe.	Checklist publicado, Lembrete de pendências
{{DocumentName}}, {{PersonName}}, {{Reason}}	Documento, pessoa e motivo do pedido de reenvio.	Reenvio solicitado
{{InstallmentNumber}}, {{InstallmentAmount}}, {{InstallmentDueDate}}	Número, valor (em dólar) e vencimento da parcela.	Parcela a vencer, Parcela vencida

A tela ajuda a não errar:

• Se o gatilho exige um marcador, aparece abaixo do texto: “Obrigatório neste gatilho: {{Code}}.”
• Se o texto tiver um marcador que não existe para o gatilho, aparece o aviso de que ele sai em branco.

O botão

8 Texto do botão — o que aparece escrito no botão do e-mail.

• Nos e-mails de Convite para a equipe, Convite ao portal e Redefinição de senha, o botão é obrigatório: é ele que leva ao link do convite ou da redefinição.
• Nos e-mails de caso, checklist e cobrança, o botão leva ao portal. Deixe o texto em branco para enviar sem botão.
• O Código de verificação não tem botão.

Pré-visualização

A Pré-visualização mostra o e-mail como o destinatário recebe, com dados de exemplo. Use os controles para ver:

• Idioma — a versão em português ou em inglês;
• Tela — Computador ou Celular;
• Tema — Claro ou Escuro (muitos clientes leem e-mails no modo escuro do celular).

Nada é enviado enquanto você mexe na pré-visualização.

Enviar teste para mim

Enviar teste para mim manda o e-mail como está na tela, mesmo sem salvar, no idioma que você está editando, para o seu próprio endereço. A tela confirma: “Teste enviado para (o seu e-mail). Ele chega em instantes.” Use para ver o resultado no seu programa de e-mail e no seu celular antes de gravar.

O que acontece depois

• As alterações valem a partir do próximo envio. Os e-mails já enviados continuam registrados como foram.
• Um modelo novo só passa a ser usado quando você o escolhe para o gatilho, em Gatilhos.

Ativo e Em uso

Um modelo que um gatilho está usando não pode ser desativado nem excluído. Para isso, escolha antes outro modelo no gatilho. A tela avisa: “Um gatilho usa este modelo: para desativá-lo, escolha outro modelo no gatilho.”

Perguntas comuns

Posso ter dois textos de boas-vindas e trocar conforme a época? Sim. Crie os dois modelos para o gatilho Caso aberto (boas-vindas) e escolha, em Gatilhos, qual está valendo.

O cliente recebeu em inglês e o texto em inglês estava ruim. O cliente recebe no idioma cadastrado na ficha dele. Revise a versão EN do modelo e use Enviar teste para mim com o idioma EN selecionado.