Papéis e permissões

Um papel é um conjunto de permissões com um nome. Em vez de escolher, pessoa por pessoa, tudo o que cada uma pode fazer, você define os papéis do escritório (Advogado, Paralegal, Financeiro…) e atribui um ou mais papéis a cada pessoa. Quem tem vários papéis soma as permissões de todos.

Os papéis são cadastro do escritório, não regra do sistema. Se o escritório quiser um papel “Estagiário” que só vê os casos atribuídos, ou um “Coordenador” que também configura os modelos de checklist, basta criá-lo aqui.

Antes de começar

• Quem pode: quem tem a permissão Gerenciar papéis. No padrão, só o Administrador.
• Para atribuir os papéis às pessoas, veja Usuários.

Os papéis padrão

Todo escritório começa com cinco papéis prontos:

Papel	Para quem	Em resumo
Administrador	Quem cuida do sistema no escritório	Pode tudo, sempre. É o Papel de sistema.
Advogado	Advogados responsáveis pelos casos	Trabalha em todos os leads e casos e configura quase todos os cadastros e modelos. Não mexe nos dados do escritório, nos usuários, nos papéis nem nas mensagens automáticas.
Paralegal	Quem prepara documentos e acompanha casos	Trabalha nos leads e nos casos em que está na equipe: documentos, checklist, contratos. Não configura nada.
Financeiro	Quem cuida das cobranças	Consulta tudo e registra o pagamento das parcelas.
Somente leitura	Quem só precisa consultar	Vê leads, casos, documentos e cobranças, sem alterar nada.

A tabela completa está em O que cada papel padrão pode fazer.

O Papel de sistema

O Administrador aparece na lista com o selo Papel de sistema. Ele sempre tem todas as permissões, inclusive as que surgirem em versões futuras do sistema, e não pode ser alterado nem excluído. Assim o escritório nunca fica sem alguém capaz de configurar tudo.

Cuidado

Mantenha sempre pelo menos duas pessoas com o papel Administrador. Se a única pessoa com esse papel sair do escritório ou perder o acesso, ninguém mais consegue convidar usuários ou mudar papéis.

A lista de papéis

Clique em Configurações, depois em Usuários e papéis e na aba Papéis.

1 Papel de sistema — o Administrador. A coluna Permissões mostra Todas.
2 Novo papel — cria um papel.

A coluna Usuários mostra quantas pessoas têm cada papel. No Administrador, o botão da linha é um olho (Ver), porque ele não pode ser alterado.

Criar ou alterar um papel

1. Clique em Novo papel, ou no lápis do papel que quer alterar.

2. Preencha o Nome do papel em português e em inglês.

3. Em Permissões, ligue só o que o papel realmente precisa. As permissões estão agrupadas por assunto, e cada grupo mostra quantas estão ligadas (por exemplo, 3 de 4).

4. Clique em Salvar.

1 Nome do papel nos dois idiomas.
2 Grupo de permissões e quantas estão ligadas.
3 Chave de cada permissão: ligada, o papel pode; desligada, não pode.

A mudança vale para todas as pessoas que têm o papel. Peça a elas que recarreguem a página para o menu se ajustar.

Algumas regras protegem o escritório contra acidentes:

• Você só pode ligar permissões que você mesmo tem. As outras aparecem com o aviso Você não tem esta permissão, então não pode concedê-la.
• Um papel que tem permissões que você não tem fica travado para você, com o aviso Este papel tem permissões que você não tem, por isso só uma pessoa com todas elas pode alterá-lo.

Excluir um papel

No pé da gaveta de edição fica o bloco Excluir papel. Um papel só pode ser excluído quando nenhum usuário o tem. Se alguém ainda tiver o papel, a tela diz quantas pessoas são: tire o papel delas antes (em Usuários). A exclusão pede confirmação e não pode ser desfeita.

Todas as permissões

A lista abaixo mostra cada permissão com o nome e a explicação que aparecem na gaveta do papel, agrupadas por assunto.

Grupo	Permissão	O que permite
Acesso	Gerenciar usuários	Convidar, desativar e reativar a equipe, alterar papéis, reenviar convites e reiniciar o MFA.
Acesso	Gerenciar papéis	Criar, editar e excluir papéis e escolher as permissões de cada um.
Casos	Ver todos os casos	Enxergar qualquer caso do escritório.
Casos	Ver os casos atribuídos	Enxergar só os casos em que a pessoa trabalha.
Casos	Alterar casos	Criar e editar casos, participantes, documentos e andamentos.
Casos	Configurar casos	Nomes e ordem das fases do caso.
Auditoria	Ver a auditoria	Consultar o histórico de quem fez o quê no sistema.
Escritório	Gerenciar o escritório	Alterar os dados do escritório, idiomas, remetente de e-mail, acesso do cliente e textos legais.
Cadastros	Ver os cadastros	Consultar categorias de visto, estágios e demais cadastros do escritório.
Cadastros	Gerenciar os cadastros	Criar, editar, ativar, desativar e reordenar os cadastros do escritório.
Documentos	Ver documentos	Ver e baixar os documentos dos registros a que tem acesso.
Documentos	Enviar e organizar documentos	Enviar arquivos e novas versões, renomear, mudar a visibilidade e arquivar.
Documentos	Configurar modelos de pasta	Criar e editar as árvores de pastas que os casos recebem ao ser abertos.
Checklist	Ver checklist	Ver o checklist de documentos dos casos a que tem acesso.
Checklist	Vincular documentos ao checklist	Vincular documentos já enviados aos itens do checklist do caso.
Checklist	Conduzir e configurar o checklist	Ajustar e aprovar a proposta, aprovar itens, pedir reenvio, dispensar e editar os modelos de checklist.
Leads	Ver leads	Consultar o funil, os dados e o histórico dos leads.
Leads	Alterar leads	Cadastrar e editar leads, mudar a etapa, anotar, definir a próxima ação e decidir conflitos de interesses.
Leads	Gerenciar as etapas do funil	Criar, editar, ativar, desativar e reordenar as etapas do funil de leads.
Contratos	Ver contratos e honorários	Ver os modelos de contrato, as tabelas de honorários e o contrato de cada lead.
Contratos	Gerar e registrar contratos	Gerar o contrato de um lead, registrar o envio e a assinatura.
Contratos	Gerenciar modelos e honorários	Criar e editar os modelos de contrato e as tabelas de honorários.
Cobrança	Ver cobranças	Ver os planos de pagamento e as parcelas.
Cobrança	Marcar parcelas como pagas	Registrar o pagamento das parcelas, com forma e comprovante.
Mensagens	Ver mensagens enviadas	Ver os e-mails automáticos enviados nos casos a que tem acesso.
Mensagens	Configurar mensagens	Editar os modelos de mensagem, ligar e desligar os gatilhos e escolher o modelo de cada um.

Ver todos ou só os atribuídos?

Ver todos os casos e Ver os casos atribuídos são alternativas. Quem tem só a segunda enxerga apenas os casos em que está na equipe, e a busca rápida também não encontra os outros. É o padrão do Paralegal.

O que cada papel padrão pode fazer

✓ = o papel tem a permissão quando o escritório é criado. O Administrador tem todas, sempre.

Permissão	Administrador	Advogado	Paralegal	Financeiro	Somente leitura
Gerenciar usuários	✓
Gerenciar papéis	✓
Ver todos os casos	✓	✓		✓	✓
Ver os casos atribuídos	✓		✓
Alterar casos	✓	✓	✓
Configurar casos	✓	✓
Ver a auditoria	✓	✓
Gerenciar o escritório	✓
Ver os cadastros	✓	✓	✓	✓	✓
Gerenciar os cadastros	✓	✓
Ver documentos	✓	✓	✓	✓	✓
Enviar e organizar documentos	✓	✓	✓
Configurar modelos de pasta	✓	✓
Ver checklist	✓	✓	✓	✓	✓
Vincular documentos ao checklist	✓	✓	✓
Conduzir e configurar o checklist	✓	✓
Ver leads	✓	✓	✓	✓	✓
Alterar leads	✓	✓	✓
Gerenciar as etapas do funil	✓	✓
Ver contratos e honorários	✓	✓	✓	✓	✓
Gerar e registrar contratos	✓	✓	✓
Gerenciar modelos e honorários	✓	✓
Ver cobranças	✓	✓	✓	✓	✓
Marcar parcelas como pagas	✓	✓		✓
Ver mensagens enviadas	✓	✓	✓	✓	✓
Configurar mensagens	✓

Os papéis Advogado, Paralegal, Financeiro e Somente leitura podem ser alterados pelo escritório. A tabela mostra como eles vêm; confira a aba Papéis para ver como estão hoje no seu escritório.

Perguntas comuns

Uma pessoa precisa de duas funções. Crio um papel novo? Não precisa. Atribua os dois papéis a ela: as permissões se somam.

Mudei o papel e a pessoa ainda não vê o item no menu. Peça que recarregue a página ou saia e entre de novo.