Conceitos essenciais

Antes de aprender as telas, vale entender as poucas ideias em que o sistema se apoia. Elas seguem o caminho real de um cliente no escritório: a pessoa chega interessada, faz uma consulta, assina o contrato, e o processo de imigração começa. Com estes conceitos claros, o resto do manual fica fácil.

O caminho de um cliente

1. Lead — alguém procura o escritório interessado em um visto ou green card. Ainda não é cliente. O lead fica no funil, que mostra em que etapa a conversa está: novo, em contato, consulta agendada, proposta enviada.

2. Contrato — quando a pessoa decide contratar, a equipe gera o contrato de honorários no próprio lead, envia ao cliente e, quando ele volta assinado, registra a assinatura. O sistema cria junto o plano de pagamento, com as parcelas.

3. Caso — no momento em que a assinatura é registrada, o sistema abre o caso sozinho, em poucos segundos. O caso é o processo de imigração em si. Ele recebe um número no formato 2026-0004 (ano e sequência).

4. Fases — o caso anda por fases, da preparação ao protocolo: Setup, Abertura, Formulários, Documentos, Revisão e redação, Revisão do cliente e assinaturas, Pacote e taxa, Protocolo. Algumas passagens só acontecem quando uma condição está cumprida, como o checklist completo.

5. Protocolo e depois — com a petição protocolada no USCIS, o caso pode receber um RFE ou um NOID (pedidos de mais provas). O sistema registra o pedido, cria o prazo de resposta e devolve o caso para a redação. Quando sai a decisão, o caso é encerrado com o motivo: aprovação, negativa, desistência ou outro.

Nota

Ninguém cria um caso “na mão”. Todo caso nasce de um lead com contrato assinado. Assim, nenhum caso começa sem contrato e sem plano de pagamento. Veja Como um caso nasce.

As peças de um caso

Conceito	O que é	Onde aparece
Participantes (pessoas)	Todos os envolvidos no caso, cada um com um papel: Peticionário (o cliente principal), Beneficiário, Cônjuge, Filho, Empregador, Testemunha.	Aba Pessoas
Categoria de visto	O tipo de pedido, como EB-2 NIW ou O-1A. A categoria define os honorários, as pastas e a lista de documentos.	Cabeçalho do caso
Tipo de processamento	Ajuste de Status (a pessoa já está nos EUA) ou Processamento Consular (pelo consulado, fora dos EUA). Muda os documentos pedidos.	Visão geral do caso
Checklist	A lista de documentos que o cliente precisa enviar. O sistema monta uma proposta a partir da categoria, das pessoas e do tipo de processamento; o advogado ajusta e aprova.	Aba Checklist
Documentos e pastas	Os arquivos do caso, organizados numa árvore de pastas. Cada pasta é interna (só a equipe vê) ou visível ao cliente.	Aba Documentos
Tarefas	O que alguém da equipe precisa fazer, com responsável e data. Algumas o sistema cria sozinho (por exemplo, “Revisar caso aberto”).	Painel inicial e Visão geral
Prazos	Datas que não podem passar, como a resposta a um RFE ou o vencimento de um documento. O sistema destaca os vencidos e os que vencem em até 7 dias.	Visão geral
Estratégia	Anotação interna do advogado sobre a tese do caso, com histórico de versões. O cliente nunca vê.	Visão geral
Plano de pagamento	O total contratado dividido em parcelas, com a situação de cada uma: aberta, paga ou vencida.	Aba Financeiro
Histórico	A linha do tempo de tudo o que aconteceu no caso, com data e autor.	Aba Histórico

De quem é a vez

Cada fase tem um “dono” do próximo passo: o advogado (o escritório precisa agir) ou o cliente (o escritório espera algo dele, como documentos ou assinaturas). É isso que alimenta os números Aguardando cliente e Aguardando advogado do painel inicial. A equipe vê uma fase com um nome. O cliente vê a mesma fase com um nome mais simples: Documentos, por exemplo, aparece para ele como “Envio de documentos”. Veja a tabela completa em Fases do caso.

O portal do cliente

O portal é a área do cliente, num endereço próprio do escritório. A equipe convida as pessoas do caso pela aba Pessoas. Cada uma recebe um e-mail para criar a senha. O que cada pessoa pode ver no portal depende do papel dela no caso: pelo padrão, o Cônjuge vê os próprios documentos, os formulários e as mensagens, mas não os documentos das outras pessoas nem o financeiro. O portal ainda está crescendo. Veja O que é o portal e O que vem por aí.

Mensagens automáticas

O sistema manda sozinho os e-mails mais importantes, no idioma de quem recebe: boas-vindas quando o caso abre, a lista de documentos quando o checklist é aprovado, o pedido de reenvio de um documento, lembretes de pendências e de parcelas. O escritório edita os textos. Veja Mensagens automáticas.

Papéis e permissões da equipe

Cada pessoa da equipe tem um ou mais papéis, e cada papel é um conjunto de permissões. O sistema já vem com cinco papéis:

Papel	Em resumo
Administrador	Pode tudo, inclusive usuários, papéis e as configurações do escritório.
Advogado	Vê todos os casos e conduz leads, contratos, casos, documentos e checklist. Também configura categorias e modelos.
Paralegal	Vê só os casos em que está na equipe. Trabalha leads, contratos, documentos e o checklist desses casos.
Financeiro	Vê tudo sem alterar e registra parcelas pagas.
Somente leitura	Vê tudo e não altera nada.

O Administrador pode criar outros papéis com a combinação de permissões que o escritório quiser. É por isso que duas pessoas podem ver menus diferentes. Veja Papéis e permissões.

O escritório configura o sistema

Categorias de visto, tipos de documento, listas de documentos (checklists), pastas, textos dos e-mails, etapas do funil, nomes das fases e papéis são configurações do escritório, feitas em telas próprias, sem programação. Quando o escritório muda a forma de trabalhar, quem tem permissão ajusta essas telas e o sistema acompanha. Veja Como funcionam as Configurações.