Gatilhos e lembretes

Um gatilho é um acontecimento que faz o sistema mandar um e-mail sozinho: um caso aberto, um checklist aprovado, uma parcela que vai vencer. Nesta tela o escritório decide, para cada gatilho, se o e-mail sai e qual modelo de texto ele usa. Embaixo ficam os Lembretes automáticos: os números que dizem quando o sistema lembra o cliente sozinho. O que cada e-mail faz no dia a dia está em Mensagens automáticas.

Antes de começar

• Quem pode: ligar, desligar e escolher modelos, quem tem Configurar mensagens (no padrão, só o Administrador). Os números dos lembretes são dados do escritório: para alterá-los é preciso também Gerenciar o escritório.
• O que precisa existir: os modelos de mensagem. O sistema já vem com um modelo padrão para cada gatilho.

Os gatilhos

Clique em Configurações e depois em Gatilhos. Os gatilhos aparecem em quatro grupos: Acesso, Caso, Checklist e Cobrança.

1 Sempre ligado — gatilho que não pode ser desligado.
2 Ligado / Desligado — a situação atual do gatilho.
3 Modelo — o modelo de mensagem que o gatilho usa.
4 Chave — liga ou desliga o envio.

Grupo	Gatilho	Quando dispara	Pode desligar?
Acesso	Convite para a equipe	Quando alguém é convidado para a equipe do escritório.	Não (Sempre ligado)
Acesso	Convite ao portal	Quando a equipe convida uma pessoa do caso para o portal do cliente.	Não
Acesso	Redefinição de senha	Quando alguém pede para redefinir a senha.	Não
Acesso	Código de verificação	Quando o cliente entra no portal com verificação por e-mail.	Não
Caso	Caso aberto (boas-vindas)	Quando o contrato assinado abre o caso; vai para o peticionário.	Sim
Checklist	Checklist publicado	Quando o advogado aprova o checklist; cada pessoa recebe os documentos dela.	Sim
Checklist	Reenvio solicitado	Quando a equipe pede o reenvio de um documento, com o motivo.	Sim
Checklist	Lembrete de pendências	Quando a equipe pede para lembrar o cliente e quando a pendência fica sem movimento pelos dias configurados.	Sim
Cobrança	Parcela a vencer	Dias antes do vencimento de uma parcela em aberto; vai para quem vê o financeiro.	Sim
Cobrança	Parcela vencida	Uma vez, quando a parcela passa do vencimento sem pagamento.	Sim

Os gatilhos de Acesso ficam Sempre ligados porque, sem eles, ninguém conseguiria entrar no sistema ou no portal.

Quem recebe cada e-mail de caso depende do papel de cada pessoa no caso. Veja Papéis de participante.

Ligar, desligar e trocar o modelo

• Para ligar ou desligar um gatilho, clique na chave à direita. O sistema grava na hora e confirma, por exemplo, “Caso aberto (boas-vindas): desligado.”
• Para trocar o modelo, abra a caixa do gatilho e escolha outro. Só aparecem os modelos ativos daquele gatilho. Também grava na hora.

Grava ao clicar

Esta tela não tem botão Salvar para os gatilhos: cada clique na chave ou na escolha do modelo já vale a partir do próximo envio. Desligar um gatilho de checklist ou de cobrança faz os clientes deixarem de receber aquele aviso.

Para editar o texto, clique em Editar modelos de mensagem, no alto da tela.

Lembretes automáticos

O bloco Lembretes automáticos (“Quando o sistema lembra o cliente sozinho”) tem três números.

1 Pendência sem movimento há — quantos dias sem movimento até lembrar.
2 Teto de lembretes por pendência — quantos lembretes automáticos, no máximo.
3 Parcela a vencer: avisar antes — com quantos dias de antecedência.

Campo	O que significa	Valores
Pendência sem movimento há	Um documento pendente do checklist recebe o Lembrete de pendências depois deste número de dias sem movimento. A contagem recomeça a cada movimento do item e a cada lembrete.	1 a 60 dias
Teto de lembretes por pendência	Quantos lembretes automáticos, no máximo, cada pendência recebe. 0 desliga os automáticos: só saem os lembretes que a equipe pedir.	0 a 10
Parcela a vencer: avisar antes	Quantos dias antes do vencimento sai o aviso Parcela a vencer. A parcela vencida recebe um aviso, uma vez.	1 a 60 dias

1. Altere os números.

2. Clique em Salvar alterações. Para voltar aos valores gravados, clique em Descartar.

Os lembretes automáticos saem em dias úteis, das 9h às 18h, no fuso do escritório. Eles só saem se o gatilho correspondente (Lembrete de pendências, Parcela a vencer) estiver ligado.

Nota

Quem tem Configurar mensagens mas não Gerenciar o escritório vê o bloco com o aviso: “Só quem configura o escritório altera os parâmetros dos lembretes.”

Perguntas comuns

Desliguei o Lembrete de pendências. A equipe ainda consegue lembrar o cliente? Não por e-mail: com o gatilho desligado, nenhum lembrete de pendências sai, nem os pedidos pela equipe. Para manter só os pedidos da equipe, deixe o gatilho ligado e ponha 0 no Teto de lembretes por pendência.

Por que um gatilho está com a chave apagada? Ou ele é Sempre ligado, ou está sem modelo. Escolha um modelo e a chave volta a funcionar.