Contrato e assinatura

O contrato de honorários é o que transforma um lead em cliente. Na aba Contrato da ficha do lead, você monta o contrato a partir de um modelo do escritório, gera o PDF, registra que ele foi enviado e, quando o cliente devolve o contrato assinado, registra a assinatura. É esse último registro que cria o plano de pagamento e abre o caso.

A aba guia o trabalho em três passos, sempre nesta ordem:

1. Configurar — modelo, honorário e parcelas.
2. Gerar e enviar — o PDF do contrato e o registro do envio.
3. Assinatura — o PDF assinado e a data.

Não há assinatura eletrônica

O sistema não envia o contrato ao cliente nem colhe a assinatura. Você baixa o PDF, manda ao cliente pelo meio que o escritório usa (e-mail, WhatsApp, em mãos, uma ferramenta de assinatura digital) e, quando ele devolver assinado, registra a assinatura no sistema com o PDF assinado. O sistema guarda os dois arquivos e cuida de tudo o que vem depois.

Antes de começar

• Quem pode ver a aba Contrato: todos os papéis padrão. Quem não pode ver contratos não vê a aba.

• Quem pode gerar e registrar: Administrador, Advogado e Paralegal. Para Financeiro e Somente leitura, a aba mostra o contrato, sem os botões. Se ainda não houver contrato, aparece Contrato ainda não gerado.

• Para registrar a assinatura, é preciso também poder enviar documentos (para anexar o PDF assinado).

• O que precisa existir:

  • um modelo de contrato ativo no idioma do lead (o Idioma do contato da ficha), feito para a categoria de interesse do lead ou para todas as categorias;
  • de preferência, uma tabela de honorários para a categoria de interesse do lead, que traz os valores prontos.

  Os dois são cadastrados em Contratos e honorários.

• Confira na aba Resumo se o Idioma do contato e a Categoria de interesse do lead estão certos. Eles decidem quais modelos e quais valores aparecem.

Passo 1 — Configurar

1. Abra a ficha do lead e clique na aba Contrato.

2. Em Modelo de contrato, escolha o modelo. Só aparecem os modelos da categoria de visto e do idioma deste lead (e os modelos gerais, que servem a qualquer categoria). O primeiro da lista já vem escolhido; os modelos feitos para a categoria do lead aparecem antes dos gerais.

3. Confira o Honorário total (USD). Quando a categoria tem tabela de honorários, o valor já vem dela. Você pode ajustá-lo: o ajuste vale só para este contrato e não muda a tabela.

4. Confira as parcelas. Para cada uma, informe o Valor e o Vencimento:

   • Na assinatura — vence no dia em que o cliente assinar;
   • Dias após a assinatura — informe quantos dias depois da assinatura (por exemplo, 30);
   • Data fixa — escolha a data no calendário.

   Use Adicionar parcela para incluir uma linha (até 24) e o botão da lixeira para tirar uma.

5. Confira a mensagem embaixo das parcelas. Ela precisa dizer As parcelas somam …, igual ao total. Se disser que faltam ou que passam do total, corrija os valores.

6. Clique em Pré-visualizar PDF para ver como o contrato vai ficar, com os dados do lead e os valores preenchidos.

7. Se estiver tudo certo, clique em Gerar contrato.

1 Os três passos — o passo atual fica destacado e os concluídos ganham um sinal de visto. Os passos ainda não alcançados ficam desativados.
2 Modelo de contrato — o texto-base do contrato.
3 Honorário total (USD) — o valor total do contrato, em dólares.
4 Parcelas — valor e regra de vencimento de cada parcela, com a conferência da soma.
5 Pré-visualizar PDF — mostra o contrato sem gravar nada.
6 Gerar contrato — cria o PDF e o guarda nos documentos do lead.

A pré-visualização abre numa janela, em Pré-visualização do contrato. Ela não grava nada: pode pré-visualizar quantas vezes quiser.

Ao clicar em Gerar contrato, aparece a mensagem Contrato gerado., o histórico do lead registra Contrato gerado e a aba passa para o passo 2. O PDF fica guardado na aba Documentos do lead.

Dica

As datas das parcelas com vencimento Na assinatura e Dias após a assinatura só são calculadas quando a assinatura é registrada, a partir da data em que o cliente assinou. Por isso o contrato mostra a regra (“30 dias após a assinatura”), e não uma data.

Passo 2 — Gerar e enviar

Neste passo, a aba mostra o resumo do contrato gerado: o modelo e a versão dele, quem gerou e quando, a situação (Gerado, Enviado ou Assinado), o Honorário total, o Idioma e a tabela de parcelas com o vencimento de cada uma.

1. Clique em Ver PDF para conferir o contrato, ou em Baixar PDF para salvá-lo no computador.

2. Envie o PDF ao cliente pelo meio que o escritório usa.

3. Volte à aba Contrato e clique em Registrar envio.

Ao registrar o envio:

• aparece a mensagem Envio do contrato registrado.;
• o lead passa sozinho para a etapa Contrato enviado e começa a contar no indicador Aguardando contrato da tela Leads;
• o histórico do lead registra o envio;
• o resumo mostra Enviado em com a data e a hora, e o botão muda para Ir para a assinatura.

Se precisar mudar o contrato

Enquanto o contrato não estiver assinado, você pode corrigi-lo. Clique em Ajustar e gerar de novo (ou no passo Configurar), mude o que precisar e clique em Gerar de novo.

• Cada geração cria uma nova versão do PDF. A anterior continua guardada nos documentos do lead.
• Se o contrato já tinha sido enviado, ele volta para Gerado e é preciso registrar o envio de novo, depois de mandar a versão nova ao cliente.

Se o modelo de contrato ganhar uma versão nova depois da geração, o resumo avisa. O contrato já gerado continua com a versão antiga do modelo até você gerar de novo.

Passo 3 — Assinatura

Quando o cliente devolver o contrato assinado:

1. Na aba Contrato, vá ao passo Assinatura (ou clique em Ir para a assinatura).

2. Em PDF assinado, arraste o arquivo do contrato assinado para a área tracejada ou clique em Escolher arquivo. Só arquivos PDF são aceitos.

   Quando o envio do arquivo termina, aparece PDF assinado enviado com o nome do arquivo. Se escolheu o arquivo errado, clique em Trocar arquivo.

3. Em Assinado em, escolha a data em que o cliente assinou. Não pode ser uma data futura.

4. Clique em Registrar assinatura.

A assinatura não pode ser desfeita

Depois de registrada, a assinatura não volta atrás e o contrato não pode mais ser alterado nem gerado de novo. Antes de clicar em Registrar assinatura, confira o arquivo e, principalmente, a data: é dela que saem os vencimentos das parcelas.

O que acontece depois da assinatura

Ao clicar em Registrar assinatura, aparece a mensagem Assinatura registrada. O plano de pagamento será criado em instantes. A partir daí, o sistema faz sozinho, em alguns segundos:

1. Cria o plano de pagamento, com as parcelas do contrato e os vencimentos calculados pela data da assinatura. Ele aparece na própria aba Contrato, embaixo do contrato. Veja Plano de pagamento.
2. Leva o lead para Contrato assinado, a etapa de ganho do funil, e registra a assinatura no histórico.
3. Abre o caso do cliente: o lead vira o cliente principal do caso, a categoria de interesse vira a categoria do caso e o responsável pelo lead vira o advogado responsável. Os documentos do lead passam para o caso. Veja Como um caso nasce.
4. Manda o e-mail de boas-vindas ao cliente, no idioma dele, se o escritório tiver essa mensagem configurada. Veja Mensagens automáticas.

A ficha do lead passa a mostrar Caso aberto e o link Abrir o caso. A aba Contrato mostra a faixa Contrato assinado. O plano de pagamento é criado com os vencimentos calculados pela data da assinatura., o resumo do contrato com Assinado em e os botões Ver assinado e Baixar assinado.

Nota

Se o plano de pagamento ou o caso demorarem mais do que alguns minutos para aparecer, recarregue a página. Se ainda assim não aparecerem, avise o Administrador do escritório: pode faltar um cadastro nas Configurações (por exemplo, o papel de participante do cliente principal).

Situações especiais

Nenhum modelo para este lead

Se não houver modelo ativo para a categoria e o idioma do lead, o passo Configurar mostra Nenhum modelo para este lead. Confira primeiro, na aba Resumo, se o Idioma do contato e a Categoria de interesse estão certos. Se estiverem, peça a quem cuida das Configurações para cadastrar um modelo em Contratos e honorários.

A categoria não tem tabela de honorários

O contrato pode ser gerado assim mesmo. O passo Configurar avisa A categoria deste lead não tem tabela de honorários. Informe os valores deste contrato. Preencha o honorário total e as parcelas à mão.

Lead perdido

Um lead na etapa Perdido não segue para contrato. A aba mostra Lead perdido — Um lead perdido não segue para contrato. Se a pessoa voltou a negociar, mude primeiro a etapa do lead (veja Acompanhar os leads).

Sem permissão

• Quem pode ver contratos, mas não gerá-los (Financeiro e Somente leitura), vê o resumo do contrato, ou Contrato ainda não gerado se não houver contrato.
• Quem não pode enviar documentos vê o aviso Você precisa da permissão de enviar documentos para anexar o PDF assinado. e não consegue registrar a assinatura.

Em qualquer desses casos, peça a permissão ao Administrador do escritório (veja Papéis e permissões).

Erros comuns

• “Envie o PDF assinado para registrar a assinatura.” — você clicou em Registrar assinatura sem anexar o arquivo, ou o envio ainda não terminou.
• “A data da assinatura não pode ser futura.” — escolha a data em que o cliente realmente assinou.
• As parcelas não somam o total — o sistema não gera o contrato enquanto a soma das parcelas for diferente do honorário total. Ajuste os valores até aparecer igual ao total.
• “Não foi possível concluir a ação do contrato.” — tente de novo. Se o erro continuar, avise o Administrador do escritório.

Perguntas comuns

O sistema manda o contrato por e-mail ao cliente? Não. Registrar envio só anota que o envio foi feito. O envio em si é feito por você, fora do sistema.

O cliente assinou numa ferramenta de assinatura digital. Serve? Serve. Baixe da ferramenta o PDF assinado e anexe no passo Assinatura.

Posso registrar a assinatura sem registrar o envio? Não. O passo Assinatura só fica disponível depois que o envio foi registrado.