Trilha geral
Esta trilha acompanha um cliente do começo ao fim, na ordem em que o trabalho acontece no escritório. Ela serve para todas as pessoas da equipe, qualquer que seja o papel. Mesmo quem só cuida de uma parte do processo trabalha melhor sabendo o que vem antes e o que vem depois. Leia na ordem. Cada etapa leva para a página do manual que explica aquela parte em detalhe.
Reserve cerca de duas horas para a trilha inteira. Se puder, deixe o sistema aberto em outra janela e acompanhe as telas enquanto lê.
1. Antes de tudo
Seção intitulada “1. Antes de tudo”-
Conceitos essenciais — as ideias em que o sistema se apoia. Comece por aqui, mesmo que pareça óbvio.
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Primeiro acesso — aceitar o convite, criar a senha e configurar a verificação em duas etapas no celular.
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Entrar, sair e recuperar a senha — o login do dia a dia e o que fazer quando esquecer a senha.
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Conhecendo a tela — o menu, a barra superior e a busca rápida (Ctrl + K), que você vai usar o tempo todo.
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Painel inicial — a primeira tela depois do login: o que precisa de você hoje.
2. Do primeiro contato ao contrato
Seção intitulada “2. Do primeiro contato ao contrato”Aqui a pessoa ainda não é cliente: é um lead. O objetivo desta parte é registrar o interesse, acompanhar a conversa e fechar o contrato.
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O funil de leads — as etapas da conversa com um interessado e o que cada número do topo da tela significa.
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Cadastrar um lead — como registrar uma pessoa interessada e o que fazer quando o sistema avisa de duplicidade ou de possível conflito de interesses.
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Acompanhar os leads — quadro e tabela, filtros, mover entre etapas e marcar como perdido.
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A ficha do lead — dados, próxima ação, notas, documentos e a decisão sobre conflito de interesses.
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Contrato e assinatura — gerar o contrato, registrar o envio e registrar a assinatura. É aqui que o caso nasce.
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Plano de pagamento — as parcelas criadas com a assinatura.
3. O caso em andamento
Seção intitulada “3. O caso em andamento”Com o contrato assinado, o sistema abre o caso sozinho. Daqui em diante, o trabalho acontece na área de trabalho do caso.
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Como um caso nasce — tudo o que o sistema prepara sozinho quando a assinatura é registrada.
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Lista de casos — encontrar casos, filtrar, escolher colunas e guardar visões.
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A área de trabalho do caso — o cabeçalho, as abas e o painel de próximos passos.
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Pessoas e acesso ao portal — incluir o cônjuge, os filhos e outros envolvidos e convidá-los para o portal.
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Visão geral: tarefas, prazos e estratégia — a equipe do caso, o que cada um precisa fazer e as datas que não podem passar.
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Checklist de documentos — a lista do que o cliente precisa enviar: aprovar, conferir, pedir reenvio, dispensar.
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Documentos e pastas — enviar, organizar, visualizar e baixar os arquivos do caso.
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Fases do caso — como o caso anda de fase em fase, o que cada passagem exige, como registrar um RFE e como encerrar o caso.
4. Comunicação e dinheiro
Seção intitulada “4. Comunicação e dinheiro”-
Mensagens automáticas — os e-mails que o sistema manda sozinho, para quem e quando.
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Mensagens do caso — o registro dos e-mails enviados em cada caso.
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Financeiro do caso — o plano de pagamento dentro do caso e o registro das parcelas pagas.
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Histórico do caso — tudo o que aconteceu no caso, com data e autor.
5. O lado do cliente
Seção intitulada “5. O lado do cliente”-
O que é o portal — o que o cliente vê e como ele entra. Vale conhecer para saber orientar o cliente por telefone.
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Trilha do cliente — o roteiro escrito para o próprio cliente.